En el entorno profesional, son muchos los tipos de factura a los que tenemos que enfrentarnos en nuestro día a día. Una de las más comunes son las facturas proforma, un documento informativo en la que se detalla una futura actividad comercial que se va a llevar a cabo a partir del acuerdo entre proveedor y cliente. 

Desde Capital On Tap te contamos en este artículo qué es exactamente una factura proforma y cuáles son las características que la definen. Además, respondemos a una de las dudas más comunes que surgen en torno a ella y a la posibilidad de llevar a cabo el pago por anticipado. Y, en tal caso, cómo indicarlo. 

¿Qué es una factura proforma?

Antes de comenzar a analizar todas las características que definen a este tipo de facturas, así como a sus posibilidades, vamos a definir qué es exactamente una factura proforma. Se trata de una factura provisional que entregamos al cliente y en la que se detalla una futura actividad comercial. 

Es importante conocer que una factura proforma no tiene valor comercial. Se trata de un tipo de factura en la que se detallan todos los aspectos que quedarán plasmados en la factura definitiva. 

¿Cuál es la utilidad de la factura proforma?

El fin de la factura proforma no es otro que el de aportar al cliente toda la información posible relativa a una transacción comercial que se va a producir en un futuro próximo. Sin embargo, no conviene olvidar que se trata de una factura que tiene 100% carácter informativo.

¿Cuáles son las diferencias entre una factura proforma y una factura comercial?

Las facturas comerciales son documentos que sí que tienen validez legal. Además de validez contable y fiscal. Una vez emitidas, no se pueden modificar. Para poder realizar una modificación es necesario que se trate de una modificación rectificativa. 

Las facturas proforma, tal y como ya hemos mencionado, son consideradas como un anticipo de las facturas definitivas o como un borrador de las mismas. Únicamente en el caso de que el cliente acepte todas las condiciones que quedan reflejadas en la factura, la factura proforma se podrá convertir en una factura ordinaria. 

En ningún momento las facturas proforma se pueden tener en cuenta como documentos definitivos. Sin embargo, sí que tienen una gran utilidad para subyacer el pacto en el cual se refleja que el vendedor se compromete a respetar unas condiciones y unas tarifas que se han concretado previamente. 

La validez legal de las facturas proforma

Es importante conocer que las facturas proforma no pueden ser utilizadas como si de un justificante de pago se tratase. Puesto que, tal y como ya hemos mencionado, su carácter no es definitivo. Sin embargo, sí que existe la obligación de respetar las condiciones especificadas durante el periodo de tiempo en el que se indica la factura. 

Fiscalmente, la Agencia Tributaria nunca podrá aceptar una factura proforma como un documento válido en aquellos casos en los que tengamos que enfrentarnos a una inspección o a un requerimiento. 

Factura proforma y anticipo

En determinadas transacciones comerciales es habitual acordar el anticipo total o parcial de la factura. Un anticipo de factura es un adelanto económico que abona el cliente a la hora de comprar un bien o de contratar un servicio. Este recurso se utiliza para minimizar el riesgo de contraer un impago con un cliente. Siendo especialmente frecuente en relaciones comerciales en las que ambas partes no han trabajado previamente juntos. 

Las facturas de anticipo se deben realizar en el mismo formato que la factura principal. Por lo tanto, se tiene que gravar el IVA correspondiente de acuerdo al sector al que pertenezca la operación. Cumpliendo con la Ley 37/1992 en su Artículo 75: “todas las operaciones sujetas al IVA que originen pagos anticipados anteriores al hecho imponible devengará el impuesto correspondiente tanto si fuera un cobro parcial como un cobro total, del precio efectivamente percibido.”

Por lo tanto, al igual que en el resto de las facturas emitidas, los anticipos de las facturas tendrán que declararse en las declaraciones de IVA de acuerdo al periodo al que pertenezcan. Además, desde el primer momento en el que se utiliza este sistema, se debe indicar en la factura los plazos de los pagos parciales.

¿Cómo se contabiliza una factura de anticipo de clientes?

Tal y como hemos mencionado previamente, un anticipo de factura tendrá el mismo formato que una factura tradicional. Contabilizando, también, su IVA correspondiente. En el concepto se deberá hacer mención al “Anticipo”. En este anticipo debe quedar claro cuál es el porcentaje del anticipo. Así como la cantidad final total.

Una vez se haya finalizado el servicio o la venta del producto, se debe emitir la factura final. En ella, deben aparecer con un signo negativo todos los anticipos que se han cobrado de forma efectiva. 

Como hemos podido comprobar, el cobro anticipado de las factura proforma sí que está contemplado. Es importante que éste quede reflejado en el momento de elaborar la factura. Además de incluir el IVA pertinente en la misma.

Sin embargo, no podemos olvidar que existen otras opciones en el mercado que pueden ofrecernos la financiación necesaria en cualquier momento. Una de ellas es la tarjeta de crédito para empresas Capital On Tap. A través de ella podemos acceder hasta a 50.000€ de financiación, ajustándose por completo al perfil de nuestro negocio. Al mismo tiempo que nos ofrece la flexibilidad necesaria para llevar a cabo la gestión de nuestra tesorería. 

Si conoces alguna otra vía, o tienes dudas a la hora de cobrar de manera anticipada una factura proforma, no lo dudes más. ¡Escríbenos en los comentarios! ¡Estaremos encantados de leerte y de resolver todas las dudas que puedan ir surgiéndote!